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仕事の共有も新時代に!オンラインで繋がる新たな作業方法

仕事でプロジェクトが発足したとき、参加メンバー全員が確認を行わないといけません。そうなると常にメンバーたちが側にいるのが理想的ではありますが、それが可能かどうかでいえば難しい部分があるでしょう。

アナログだけで仕事をしているとそうなってしまいますが、デジタルを交えて作業を行う場合、たとえ離れていても仕事内容を共有することが可能です。そのための方法を今回はご紹介しますので、よりスマートなプロジェクト進行に役立ててみましょう。

オンライン共有が効率化の鍵です

仕事に欠かせないツールといえばパソコンですが、そのパソコンもインターネットに接続できるかどうかで利便性が大きく異なります。当然ながら、ネットにつなぐほうが仕事の効率化もしやすくなり、特に作業内容の共有を目指すなら必須ですね。

デジタルをフル活用したプロジェクトの進め方とは、『オンライン共有』です。インターネットに接続できるなら、仕事のデータにメンバー全員がアクセスできるように設定しておけば、たとえ離れていてもすぐに確認が取れますね。

特に携帯電話がスマートフォンという場合、入力などは多少難しくても、進捗状況の確認程度なら問題のないことが多いです。移動中でもプロジェクトにしっかり参加できるということは、まさにデジタル化の恩恵といえるでしょう。

オンラインストレージは手軽に共有が可能となります

こうしたデータの共有で便利なのは、『Dropbox』のようなオンラインストレージを活用することです。オンラインストレージとは『ネット上にデータを預けておき、インターネットに接続できる場所ならどこからでもアクセスできる』というサービスです。

これはデータのバックアップなどに使われることも多いですが、個人だけでなく仕事で利用するケースが増えています。その活用例が、前述したオンライン共有というわけなのです。

会社が専用のプランを契約し、社員が仕事のデータにアクセスできるように設定しておくだけで、オンライン共有が完了します。こうしたサービスは複数存在していますので、仕事の内容なども踏まえて利用先を決めてみましょう。

万能オンラインメモも有効!Evernoteの可能性とは?

また、データを預けるオンラインストレージとは多少趣が異なりますが、『Evernote』というオンラインメモアプリも、こうした仕事でのデータ共有に十分役立ちます。

Evernoteはテキスト入力から図形などの挿入、さらにはPDFファイルなどの添付が可能であるように、高機能なアプリケーションです。そしてインターネット上に記録していることで、こちらも共有したいノートを設定した場合、許可した人が全員アクセスできるようになります。

Evernoteは使い道が多いため、単なる作業指示のメモやチェックリストから、なんらかの設計図までさまざまなプロジェクトに対応できます。Dropboxと違ってファイルを預けるのには向きませんが、テキストメインならこちらがより便利でしょう。

最終的なミーティングはやはりアナログも大事?

さらにチャットアプリなどを使えば、打ち合わせも離れていても実行できますが、やはり直接集まって話し合うのにも利点があります。

リアルタイムで直接話すほうが機密を守りやすいですし、手書きなどの情報の共有はアナログな話し合いのほうが向いています。デジタルだけで完結させるのも難しいので、大詰めだけはきちんと集まるなど、予め決めておくとよいでしょう。

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